Η επιλογή και η έγκαιρη εξασφάλιση των απαραίτητων συνεδριακών και εκθεσιακών χώρων αποτελούν βασικό παράγοντα επιτυχίας μιας εκδήλωσης. Η διαδικασία αυτή, όμως, ούτε αυτονόητη είναι, ούτε τόσο εύκολη και απλή όσο φαίνεται. Και τούτο διότι οι υπό επιλογή χώροι πρέπει να πληρούν πολλά και, συχνά, αντικρουόμενα κριτήρια: να είναι λειτουργικοί και επαρκείς σε χωρητικότητα, χωρίς όμως να κάνουν το συνέδριο να φαίνεται μικρό, να επιτρέπουν τη μέγιστη αξιοποίηση –τεχνικά και οικονομικά- χωρίς όμως το κόστος τους να εκτοξεύεται σε δυσθεώρητα ύψη. Και τέλος, το κυριότερο: το κλείσιμό τους θα πρέπει να γίνεται έγκαιρα, αποκλείοντας δυσάρεστες εκπλήξεις και λύσεις «απελπισίας» της τελευταίας στιγμής.